Guia
12 tarefas pra automatizar
As doze tarefas manuais que quase toda empresa ainda faz na mão, escritas na ordem de quem devolve resultado mais rápido. Nenhuma precisa de projeto grande.
1. Follow-up do orçamento que ninguém respondeu
A primeira da lista porque é a que devolve dinheiro mais rápido: o orçamento já foi feito, o custo já foi pago, só falta alguém lembrar do cliente. Ajuste: três dias é o padrão que funciona pra serviço; venda mais longa pede cinco.
Gatilho: proposta com status "enviada" há 3 dias e sem resposta registrada. Roda: dispara um e-mail curto em nome do vendedor e cria uma tarefa pra ele no CRM. Chega assim: "Oi [nome], mandei o orçamento do [projeto] na terça. Alguma dúvida travando a decisão?" Onde trava: se ninguém marca a proposta como respondida, a régua atira em cliente que já respondeu. Resolva o registro antes de automatizar o disparo.
2. Alerta de cliente grande que sumiu
Cliente recorrente não avisa que parou de comprar — ele só para. Trinta dias de silêncio de quem comprava todo mês é receita saindo pela porta sem ninguém perceber.
Gatilho: cliente acima do seu ticket médio sem pedido, contrato ou interação há 30 dias. Roda: manda o alerta pro dono da conta com o histórico dos últimos 6 meses junto. Chega assim: "[Cliente] não compra há 32 dias. Média dele: 2 pedidos/mês. Último contato: 14/07." Ajuste: defina "grande" por número, não por sensação — acima de X de faturamento no ano, ou top 20 da base.
3. Pesquisa de satisfação no dia da entrega
Perguntar uma semana depois pega o cliente frio e a resposta vem morna. No dia da entrega ele ainda está com o resultado na mão — é quando sai nota alta, depoimento e indicação.
Gatilho: pedido, projeto ou chamado marcado como entregue. Roda: envia uma pergunta só, com link de resposta em um clique. Chega assim: "De 0 a 10, quanto você indicaria a gente pra alguém do seu ramo?" Continua sozinho: nota 9 ou 10 recebe convite pra depoimento; nota 6 ou menos abre alerta pro responsável antes de virar reclamação pública.
4. Nota fiscal emitida no fechamento do pedido
Emissão manual atrasa faturamento e trava o começo do prazo de pagamento. Cada dia parado aqui é um dia a mais pra entrar dinheiro no caixa.
Gatilho: pedido aprovado ou pagamento confirmado. Roda: emite a nota pela API do emissor com os dados que já estão no cadastro e anexa o PDF ao pedido. Chega assim: nota emitida e e-mail com XML e PDF na caixa do cliente, sem ninguém abrir o portal da prefeitura. Onde trava: cadastro incompleto. A automação expõe o dado sujo que já existia — vale rodar uma limpeza antes.
5. Relatório semanal montado sozinho
Quem monta relatório na mão é gente cara copiando número de um lugar pro outro. O relatório não fica melhor por ser feito à mão, só fica mais tarde.
Gatilho: segunda-feira, 7h. Roda: puxa os números da semana das fontes que você já usa e monta sempre no mesmo formato. Chega assim: vendas fechadas, propostas em aberto, entregas da semana, o que atrasou e a variação contra a semana anterior — em uma página. Ajuste: formato fixo é o ponto. Relatório que muda de layout toda semana ninguém compara.
6. Cadastro do lead caindo sozinho no CRM
Lead digitado à mão é lead que entra no dia seguinte, com o nome errado e sem a origem. Sem origem você não sabe qual canal está pagando o próprio custo.
Gatilho: formulário do site, chatbot, DM ou anúncio. Roda: cria o contato no CRM com origem, campanha e UTM preenchidos, e avisa o vendedor da vez. Chega assim: card novo no funil em segundos, já com de onde veio. Ganho escondido: com origem certa, o relatório de canal para de ser chute.
7. Aviso de boleto vencido
Cobrança manual só acontece quando alguém lembra, e ninguém gosta de lembrar. Automatizado, o aviso sai igual pra todo mundo e sem constrangimento de quem cobra.
Gatilho: boleto ou fatura passou do vencimento. Roda: régua de três toques — no dia seguinte, no quinto dia e no décimo. Chega assim: mensagem curta com o link de segunda via, sem cobrança agressiva no primeiro toque. Ajuste: sempre confira se o pagamento não caiu antes de disparar. Cobrar quem já pagou custa mais caro que não cobrar.
8. Contrato assinado indo pra nuvem
Contrato que fica no e-mail de uma pessoa some quando essa pessoa sai de férias. Arquivar não é burocracia, é conseguir achar o documento no dia da discussão.
Gatilho: assinatura concluída na plataforma de assinatura. Roda: salva o PDF na pasta do cliente com nome padronizado e registra vigência e valor no CRM. Chega assim: /Clientes/[Cliente]/Contratos/2026-09-08-contrato-manutencao.pdf Continua sozinho: cria o lembrete de renovação com a antecedência do aviso prévio previsto no contrato.
9. Triagem de currículo por critério
Não é a máquina decidindo quem entra. É a máquina separando quem não atende o requisito objetivo que você mesmo escreveu, pra sobrar tempo de ler os que atendem.
Gatilho: currículo recebido na vaga. Roda: confere critérios objetivos e declarados na vaga — formação exigida, tempo de experiência, cidade, disponibilidade. Chega assim: lista separada em "atende os requisitos" e "não atende", com o motivo em uma linha. Cuidado: critério objetivo e publicado na vaga, nunca inferência sobre a pessoa. E o corte final é humano.
10. Orçamento em PDF saindo do formulário
Enquanto o orçamento depende de alguém abrir o modelo e preencher, o cliente espera. E cliente esperando compara você com quem respondeu primeiro.
Gatilho: formulário de solicitação preenchido no site. Roda: calcula com a sua tabela de preço, gera o PDF com a sua identidade e envia. Chega assim: proposta no e-mail do cliente em minutos, com validade e condições já escritas. Ajuste: só automatize a faixa que cabe em tabela. Projeto fora do padrão vira alerta pra você orçar na mão.
11. Lembrete de reunião no WhatsApp
E-mail de lembrete cai em promoções. WhatsApp uma hora antes é o que separa a agenda cheia da agenda com buraco.
Gatilho: compromisso na agenda, 24h e 1h antes. Roda: envia a mensagem com link da sala ou endereço e opção de remarcar. Chega assim: "Nossa conversa é hoje às 15h. Link: [...]. Se precisar remarcar, responde REMARCAR." Ganho escondido: quem responde REMARCAR não vira ausência, vira reagendamento.
12. Resposta fora do horário com previsão real
Está em último porque é a mais fácil — e porque quase todo mundo faz errado. "Retornaremos em breve" não segura ninguém. Prazo com hora e dia, sim.
Gatilho: mensagem recebida fora do horário comercial ou no fim de semana. Roda: responde na hora com prazo real e, se for urgente, oferece um caminho de emergência. Chega assim: "Recebemos sua mensagem. Nosso time responde a partir das 9h de segunda. Se for urgente, responda URGENTE." Regra: só prometa o prazo que você cumpre. Promessa quebrada no primeiro contato custa mais que ficar em silêncio.
Quer essas doze rodando na sua empresa
A gente monta as automações desta lista integradas ao que você já usa — CRM, WhatsApp, emissor de nota, planilha, ERP.
valeapps.com.br